L’audit interne : quel utilité ?
Rappelez-vous de vos années étudiantes. Avez-vous déjà obtenu un diplôme sans passer d’examen ? Non. Pour obtenir un diplôme, en général, il faut passer un examen. La meilleure façon de le réussir est donc de se tester. Souvenez-vous de votre baccalauréat. Levez le doigt celui qui n’a jamais planché sur les fameuses “Annales du bac”. En qualité, c’est la même situation.
Pour assurer un audit externe, il faut commencer par réussir son audit interne qui fait office d’examen blanc.
Le but est donc de vérifier sa conformité à un référentiel normatif ou privé voire même à un cahier des charges clients. L’audit interne est aussi un outil de progrès dans les Systèmes de Management de la Qualité. D’ailleurs, et j’y reviens souvent au cours d’article ou de guide, si on prend la sacro-sainte roue de Deming, une des 4 faces qui la compose exprime la nécessité de CONTRÔLER.
Au-delà de la détection de défaillance vis-à-vis d’un référentiel, l’audit met aussi en lumière ce qui fonctionne bien dans votre entreprise. Ceci dans le but d’utiliser ce qui fonctionne bien pour résoudre ce qui ne va pas.
Certains grands groupes ont d’ailleurs créé des services ayant pour unique rôle (pas de tout repos) de réaliser les audits internes et suivre les actions pour l’ensemble des sites du groupe. Ils s’assurent ainsi une meilleure réussite aux audits de certification.
Alors, comment réaliser son audit interne ?
Pour cadrer son ou ses audits internes, il peut-être utile d’utiliser le QQOQCCP. Mais il ne faut surtout pas se limiter à celui-ci si vous souhaitez aller plus loin. Dans un souci de logique, le QQOQCCP va devenir pour cet article le PQOQQCC (Pourquoi, Quoi, Où, Quand, Combien, Comment?)
Pourquoi ?
On y a répondu précédemment, mais dans la construction de son plan d’audit, il est important de définir le “pourquoi ?”. Le but propre à votre entreprise de l’intérêt d’audits internes.
Quoi ?
Tout d’abord, définissez l’activité que vous allez auditer. Si vous vous basez sur la norme ISO 9001, toutes les activités peuvent être auditées à l’exception de la comptabilité. Si le but est de se faire certifier par rapport à un autre référentiel normatif, il faut cibler les activités concernées (ISO 22000 audit sur le processus qualité/sécurité sanitaire, OHSAS 18001 audit sur le processus sécurité, 14001 environnement…)
Où ?
Dans un contexte multisite, il faut bien sûr identifier les sites concernés par l’activité auditée. Par exemple, si on est dans une entreprise céréalière, les silos concernés par la certification biologique.
Qui ?
Le ou les auditeurs doivent être choisis en fonction de leur compétence dans l’activité ou les activités auditées. De plus, au-delà de ces compétences dans l’activité définie, il faut qu’ils soient formés à la réalisation d’audit.
Dans la mesure du possible, il est aussi préférable que l’auditeur soit impartial. En effet, si en tant que responsable qualité, vous réalisez l’audit de votre service, l’impartialité n’est pas vraiment au rendez-vous. Situation malheureusement très fréquente dans les petites entreprises où le responsable qualité est parfois le seul habilité à réaliser des audits internes. Pour résoudre ce problème, vous pouvez faire appel à un consultant extérieur, mais cette sous-traitance vous sera bien sûr facturée.
C’est là que les services d’audits internes dans les grandes sociétés sont performants. Ils sont experts en audit, impartiaux, formés aux process de l’entreprise et surtout rapidement rentables si vous avez beaucoup de certification et beaucoup de sites.
Quand ?
Evidemment, il faut réaliser l’audit interne avant l’audit externe et de manière à pouvoir laisser le temps de mettre en place des actions correctives si cela est nécessaire.
Aussi, pour des raisons d’organisation, il est préférable de le programmer au moins 2 mois avant, afin de s’assurer la présence des auditeurs et des audités.
Combien ?
Vous pouvez réaliser l’audit interne de manière étalée en plusieurs audits ou bien en une seule fois sur plusieurs jours. Il reste dans tous les cas préférable de passer au minimum 2h par activité et d’auditer au minimum une activité par audit. Il faut en fait respectivement, ne pas bâcler un audit d’activité et ne pas trop partitionné un audit d’activité pour ne perdre le fil et omettre des éléments.
Comment ?
Avant l’audit, il est important que le ou les auditeurs prépare(nt) leur audit. Le but est de créer le guide ou questionnaire d’audit. Il faut anticiper des thématiques ou bien des questions précises. Pour cela, il est donc impératif de prendre connaissance :
En fonction de ce qui aura été identifié, l’auditeur doit fournir à l’audité son planning. Globalement un plan qui décrit le temps passé par exigence.
Pendant l’audit,
Avant de démarrer l’audit, il est important d’effectuer une réunion de démarrage. Reprendre le planning d’audit, les principaux points qui vont être évoqués, le déroulement de l’audit…et bien sûr faire les présentations si les personnes ne se connaissent pas.
Lors de l’audit il est important de conserver une stabilité d’échange parfois difficile à établir : la personne qui doit le plus s’exprimer est l’audité, mais attention, la personne qui mène la discussion est l’auditeur !
L’attitude de l’auditeur est donc primordiale ! Il faut poser des questions ouvertes (comment réalisez-vous cette procédure ?) qui visent à établir une discussion et être capable d’interrompre poliment l’audité si vous vous éloignez de vos attendus. J’aime l’idée de fil rouge que l’on déroule pour un audit, il ne faut pas trop s’en éloigner, mais il est parfois utile de s’y détacher un peu pour identifier un problème.
Il faut aussi s’appuyer sur des preuves et savoir regarder où il peut y avoir des problèmes. Prendre connaissance des enregistrements “lointains” réalisés à une étape critique (Changement de machine, de personnel…). Par exemple, il est fort probable que les derniers enregistrements soient “nickel” et l’auditeur externe ira sûrement voir les anciens en conditions critiques. A vous donc d’adopter la même stratégie.
Si vous identifiez des écarts, il est important d’être objectif, scientifique. Les écarts identifiés ne sont pas des suppositions, mais des faits. Une non-conformité ne peut-être issue d’un “au vu de cette situation, je pense que …
Il est aussi important d’évaluer le danger d’une non-conformité en prenant en compte sa fréquence d’apparition et sa gravité. Une non-conformité grave et ponctuelle qui a été prise en compte est toujours plus formatrice qu’une non-conformité récurrente et moyennement dangereuse. Les enjeux sont différents.
Attention cependant à certains référentiels qui n’autorisent aucune défaillance grave au risque de se faire enlever sa certification.
Après l’audit,
Réaliser une réunion de fin d’audit qui présente les résultats de l’audit. Pour commencer la réunion, il faut que l’auditeur ait une logique qui vise à finir la réunion par du positif. Il faut donc commencer par les grosses défaillances ensuite les écarts mineurs et enfin finir par les points forts. Souvenez-vous du début de l’article, le but de l’audit et d’évaluer, mais aussi et surtout pour un audit interne de tendre vers une démarche d’amélioration continue. Si on expose les problèmes suivis des points positifs nous donnons à l’audité toutes les cartes pour s’améliorer !
Il peut-être utile pour l’auditeur de préparer sa réunion de fin avant, quand cela est possible.
Une fois toutes ces étapes réalisées, il faut écrire son rapport d’audit. N’attendez pas 2 semaines, vos observations doivent être fraîches. Si il y’a un delta entre ce qui est écrit dans le rapport et la réunion de fin d’audit, vous n’aurez pas l’effet escompté envers l’audité.
Pour la rédaction du rapport, il y a plusieurs écoles. Personnellement je préfère le rapport qui ressemble à un plan d’action. Il permet d’obtenir les informations rapidement et surtout de réaliser un suivi des actions correctives post audit. Car oui, l’auditeur interne devra ensuite suivre la mise en place des actions correctives et correctrices.
Globalement la réussite d’audit interne réside dans la méthodologie de celui-ci, l’attitude de l’auditeur et l’implication de l’audité.