| Date de publication | Type de poste | Lieu de travail | Expérience | Étude | Disponibilité | Langues | Mobilité |
| 19 février 2020 | SIVP | El Menzah, Tunis, Tunisie | Moins d'un an | Bac + 3 | Plein temps | Arabe , Français | Locale |
Description de l’annonce:
I. Missions principales et tâches :
1. Axe Administratif :
· Réaliser des opérations de gestion courante
o Gestion des cotisations
o Recouvrement des entreprises
o Gestion des registres
o Classement et archivage
· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, contacts, entreprises,..)
· Réceptionner, enregistrer, classer et distribuer le courrier.
· Gestion des relations avec les institutionnels
o Présidence du Gouvernement
o Recette de finance
o Bureau d’emploi
o …
· Effectuer l’inventaire à mi-parcours et fin d’année
· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
· Collecte de devis et gestion de portefeuille
· Organiser la logistique relative aux réunions, du local et IT (internet, téléphone,..)
· Support activité nécessitant un déplacement
2. Axe Comptabilité et finance :
· Réception, vérification et classement des pièces comptables à jour
· Gestion des commandes et de facturation
· Gestion des journaux comptables et relation avec le comptable
· Répartir les factures par sessions analytiques
· Préparer les paraphes de signature et les paiements des prestataires
· Coder, totaliser, réunir en lots, consigner dans un registre et saisir à l’ordinateur, et vérifier et rapprocher des transactions, telles que les comptes fournisseurs et clients, la paie, les commandes, les chèques, les factures, retenue à la source, les demandes de chèques, suive des paiements en ligne et les relevés bancaires;
· Suivi bancaire et gestion de relation avec la banque
· Rapprochement bancaire mensuel
3. Axe Logistique :
Il assure le support logistique de tous les événements
i. Logistique Forum
· Gestion de relation avec les entreprises sur ce qui est :
o Logistique du lieu et des stands,…
o Collecte et suivi des éléments marketing
o Contrôler le bon déroulement du montage, du démontage et de l’ensemble de la manifestation (planning fournisseurs, qualité, gestion des problèmes rencontrés)
o Assurer la permanence technique auprès des exposants
o S’assurer de la satisfaction du client
o Relecture des fiches entreprises
· Coordonner avec l’agence événementielle sur tout ce qui est :
o Collecte des éléments
o Gérer des documents synthétiques partagé via drive (BC, éléments catalogues, bannières,..)
· Support sur tout ce qui est démarchage des entreprises
· Assurer la gestion des flux et la signalétique
· Mobiliser et superviser les stagiaires le jour J-1 et le jour J
· Gestion des invitations (impression, publipostages, diffusion,..)
· Suivi et édition de l’enquête de satisfactions des entreprises et des visiteurs
· Gestion des affichages via les écoles, bureau d’emploi, urbain,…
ii. Logistique du reste des événements
· Envoi des invitations par fax ou par porteur
· Préparatifs des documents pour le jour J
· Phoning et smsing à la base ATUGE
· Assistance le jour j
· Elaborer les états financiers
II. Lieu de travail
Le poste est situé à Tunis dans le local de l’Atuge avec des déplacements ponctuels sur les autres sites…
III. Compétences requises
1. Langues
Une maitrise du Français et de l’arabe est requise (oral et écrit).
2. Compétences recherchées
· Niveau universitaire licence ou équivalent gestion, économie, comptabilité, finance (bac+3) ;
· Une expérience dans la vie associative est fortement recommandée
· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
· Capacité à synthétiser une information complexe.
· Capacité à gérer et/ou créer un système complexe de classification.
· Bonnes connaissances des logiciels bureautiques de base et d’Internet (courrier électronique, consultation de sites Web).
· Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique.
· Planifier son activité.
· Travailler en équipe.
· Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
· Disponibilité
· Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS Office)
3. Qualités recherchées
· Avoir le sens de l’initiative
· Rigueur, réactivité, autonomie et organisation dans le travail
· Sens des relations humaines et de la représentation publique
· Sens de l’écoute, diplomatie, patience. Polyvalent, il peut être amené à toucher à tout, du secrétariat classique à des tâches de gestion plus spécifiques. Adaptable, curieux, il doit savoir s’intégrer dans une équipe.