CRIT recrutement – Secrétaire de direction (mission de 3 mois) – Tunis

Description de l’annonce:

Crit recrute pour le compte de son client une Secrétaire de direction  (mission de 3 mois)

MISSION

L’adjoint à la direction est principalement responsable d’aider le DG  en exécutant diverses activités de secrétariat, de soutien administratif et de communication.

Les principales responsabilités sont :

 aider le DG en ce qui a trait aux activités de gouvernance, financières et matérielles;

 aider le DG dans l’organisation et le suivi des réunions;

 contribuer au développement et à la conservation d’un milieu de travail favorisant la collaboration des équipes pour tout le personnel 

 coordonner les procédures administratives ainsi que les activités de relations institutionnelles;

 proposer des axes d’évolution à la direction générale qui les décline dans ses plans d’actions et dans ses budgets ;

 préparer l’ordre du jour des réunions des comités, des conseils d’administration et d’autres réunions, et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions;

 assurer un suivi régulier et rigoureux des contrats de la société, assurances, partenariat, ect

 suivi régulier et rigoureux de la boite à outil;

 tenir l’agenda du DG et organisation de ses déplacements ;

 mettre en place et gérer un système efficace, pratique et fonctionnel de gestion et de classement des documents;

 exécuter des tâches de secrétariat en lien avec l’accueil des visiteurs, le traitement de textes et la gestion de documents.

Les autres tâches et obligations qui permettront de bien assumer les responsabilités

indiquées plus haut comprennent les éléments suivants :

 accueillir et diriger les visiteurs;

 garder à jour l’agenda du DG et faire en sorte que les réunions et les activités importantes y sont inscrites et que des rappels ont été effectués;

 organiser diverses réunions et assister à ces réunions à titre de secrétaire (de gestion);

 effectuer des tâches de secrétariat associées au traitement et à la distribution du courriel, à la gestion des appels téléphoniques, à l’ébauche et l’édition de documents et de procès-verbaux, à la compilation de données et à la production de divers rapports au besoin;

 assurer l’excellente qualité de l’édition, du formatage, de l’utilisation de la terminologie normalisée et de la présentation;

 assurer une gestion efficace des documents et une mise à jour des dossiers (c.-à-d. ouverture, fermeture, classification, contrôle d’accès, circulation, classement, etc.) conformément aux normes et aux politiques de l’entreprise;

 préserver la confidentialité et s’assurer que tous les dossiers, documents et renseignements confidentiels sont conservés correctement;

 effectuer la gestion budgétaire, payer les factures et les comptes de frais, commander le matériel et la fourniture de bureau, et administrer une petite caisse;

 soutenir diverses activités en lien avec le bon fonctionnement du système informatique et à la sécurité des lieux, de l’équipement et des objets de valeur;

 faire en sorte que toutes les communications entrantes et sortantes du bureau du DG sont gérées rapidement et que toutes les préoccupations du personnel sont portées à l’attention du DG en temps opportun;

 négocier les convention avec les hôtels et organiser les missions internes et externes

 participer à la préparation du budget et effectuer le suivi des dépenses en vérifiant les soldes budgétaires et en informant le DG des variations trouvées;

 veiller à l’utilisation prudente des systèmes et des outils par les ressources de l’institution et faire des recommandations visant à améliorer l’efficacité des processus opérationnels;

 contribuer aux activités de promotion et de commercialisation de l’entreprise;

 effectuer toute autre tâche ou obligation connexe assignée par le directeur général.

Qualifications et exigences (études, compétences et expérience)

L’adjoint à la direction doit absolument avoir une bonne connaissance pratique des fonctions de soutien administratif du secteur des services financiers et doit être capable de voir la façon dont les activités courantes complexes sont liées à la réalisation de la vision et de la mission du de l’entreprise. 

À cet égard, les qualifications et les exigences spécifiques comprennent :

 mastère en administration des affaires, en gestion, en droit ou en comptabilité ou autre formation pertinente;

 au moins trois années d’expérience pertinente;

 une capacité à gérer les délais et les priorités multiples;

 une excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit en français et en anglais.

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