- Postes vacants:
- 1 poste ouvert
- Type d'emploi désiré :
- CDI
- Experience :
- 3 à 5 ans
- Niveau d'étude :
- Licence, Bac + 3
- Rémunération proposée :
- Confidentiel
- Langue :
- Français, Anglais
- Genre :
- Indifférent
Description de l'emploi
- Gérer toutes les tâches administratives, juridiques et comptables qu’on a des difficultés à accomplir faute de bande passante, de compétence, de présence physique ou de gestion des priorités.
- Rattaché à la direction de la structure, cette fonction a pour objectif de porter assistance à ses supérieurs hiérarchiques dans un bon nombre de fonctions et de responsabilités (gestion administrative, gestion des services généraux, suivi des budgets, gestion des flux d’information, gestion des inventaires, organisation des évènements…).
- Ce poste exige donc que son titulaire serve d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc.), entre la direction générale et le personnel ainsi que les vis à vis de chaque service concerné dans l’entreprise.
Exigences de l'emploi
- Gestion et Maintenance des Locaux
- La coordination avec les services d’accueil et de gestion du bâtiment.
- Gestion de l’accueil et des accès à nos locaux (contrôle d’accès / badges).
- Gestion des places de parking.
- Coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel en relation avec le propriétaire, les fournisseurs (ménage, plomberie, électricité…).
- Coordination avec le service IT interne.
- Planification du budget office management.
- Gestion des prévisions et les achats et d’approvisionnement (déco, courses, café, eau, fournitures, produits d’hygiène, consommables…).
- La gestion du stock et des inventaires physiques.
- Assurer que les conditions de santé et sécurité au travail sont respectées.
- Organisation des évènements internes et externes (Welcomedays, petit dej, journée RH, Dev days, team building, décoration fêtes…).
- Gestion administrative
- La gestion et le suivi comptable avec le cabinet et les services de la finance en France ainsi que les fournisseurs/ partenaires:
- Le suivi des dossiers, classification et organisation des documents administratifs et comptable et leur numérisation.
- L’interface avec les services administratifs de la maison mère
- L’interface avec les services administratifs de nos partenaires.
- Le suivi et la négociation des contrats de prestation de service.
- Gestion des coursiers, des correspondances et des courriers.
- Gestion des livraisons et leurs conformités.
- La réception de la facturation et le suivi des états de caisse ainsi que les bons de commande et de livraison.
- Le suivi des notes de frais et leurs remboursements.
- La préparation et le suivi des dossiers administratifs et juridiques en relation avec l’administration publique.
- Assistante de direction
- Gestion des rendez-vous et des réunions.
- Gestion des déplacements et des réservations.
- La relance sur les dossiers en attente ou bien en cours de suivi.
- La coordination des besoins en terme de logistique pour la gestion su site.
- Coordination avec les assistantes de direction en France.
- Savoir être
- Sens de l’écoute.
- Réactivité.
Date d'expiration
02/09/2020