- Postes vacants:
- 1 poste ouvert
- Type d'emploi désiré :
- CDI
- Experience :
- 1 à 3 ans
- Langue :
- Français, Anglais, Arabe
- Genre :
- Féminin
Description de l'emploi
Rattaché à la présidence / Direction générale des services Catégorie B
Mission principale : assurer le secrétariat du DGS et de la présidente
Missions et activités :
– Gestion de l’agenda du DGS, de la présidente et du directeur
– Accueillir, informer et orienter les personnels et les usages de l’établissement
– Gestion du courrier en liaison avec l’assistante de direction
– Saisir et mette en forme divers documents (courriers, rapports convocations …), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
– Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel)
– Constitution et préparation de dossiers
– Assurer le lien avec la présidence
– Réalisation de mailing
– Classer et archiver (papier et numérique) des documents et information.
– Appui ponctuel aux chargés de missions de la DGS
– Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (Réunions chefs de services …)
– Assurer la gestion des cartes des distributeurs et des commandes de fournitures
Exigences de l'emploi
Compétences
Compétences théoriques
– connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
– Bonnes capacités rédactionnelles
– Très bonne maitrise des techniques bureautiques
Savoir -faire opérationnel
– Excellente expression orale et rédactionnelle
– Maitrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)
– Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda éléctronique …)
– Analyse et gestion des demandes d’information
– Capacité d’organisation, polyvalence
– Attitude à travailler en équipe Discrétion
– Maitrise de la communication en anglais Obligatoire
Savoir- faire comportementaux
– Discrétion, sens de la confidentialité
– Bon relationnel, bonne présentation
– Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
– Bonne capacité de résistance au stress
Modalité de recrutement
Ce poste est ouvert aux fonctionnaires de catégorie B par voie de mutation ou détachement
Il est également ouvert aux personnels contractuels, la rémunération sera définie en fonction du profil et de l’expérience du candidat.
Date d'expiration
01/01/2021