| Date de publication | Type de poste | Lieu de travail | Expérience | Étude | Disponibilité | Langues | Mobilité |
| 28 octobre 2022 | CDD | El Menzah, Tunis, Tunisie | Entre 1 et 2 ans | Bac + 3 | Plein temps | Arabe , Français | Locale |
Description de l’annonce:
1. Missions principales et tâches :
1. Axe Administratif :
· Réaliser des opérations de gestion courante
o Gestion des cotisations
o Recouvrement des entreprises
o Gestion des registres
o Classement et archivage
· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, contacts, entreprises,..)
· Réceptionner, enregistrer, classer et distribuer le courrier.
· Gestion des relations avec les institutionnels
o Présidence du Gouvernement
o Recette de finance
o Bureau d’emploi
o …
· Effectuer l’inventaire à mi-parcours et fin d’année
· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
· Collecte de devis et gestion de portefeuille
· Organiser la logistique relative aux réunions, du local et IT (internet, téléphone,..)
· Support activité nécessitant un déplacement
2. Axe Comptabilité et finance :
· Réception, vérification et classement des pièces comptables à jour
· Gestion des commandes et de facturation
· Gestion des journaux comptables et relation avec le comptable
· Répartir les factures par sessions analytiques
· Préparer les paraphes de signature et les paiements des prestataires
· Coder, totaliser, réunir en lots, consigner dans un registre et saisir à l’ordinateur, et vérifier et rapprocher des transactions, telles que les comptes fournisseurs et clients, la paie, les commandes, les chèques, les factures, retenue à la source, les demandes de chèques, suive des paiements en ligne et les relevés bancaires;
· Suivi bancaire et gestion de relation avec la banque
· Rapprochement bancaire mensuel
3. Axe Logistique :
Il assure le support logistique de tous les événements
i. Logistique Forum
· Gestion de relation avec les entreprises sur ce qui est :
o Logistique du lieu et des stands,…
o Collecte et suivi des éléments marketing
o Contrôler le bon déroulement du montage, du démontage et de l’ensemble de la manifestation (planning fournisseurs, qualité, gestion des problèmes rencontrés)
o Assurer la permanence technique auprès des exposants
o S’assurer de la satisfaction du client
o Relecture des fiches entreprises
· Coordonner avec l’agence événementielle sur tout ce qui est :
o Collecte des éléments
o Gérer des documents synthétiques partagé via drive (BC, éléments catalogues, bannières,..)
· Support sur tout ce qui est démarchage des entreprises
· Assurer la gestion des flux et la signalétique
· Mobiliser et superviser les stagiaires le jour J-1 et le jour J
· Gestion des invitations (impression, publipostages, diffusion,..)
· Suivi et édition de l’enquête de satisfactions des entreprises et des visiteurs
· Gestion des affichages via les écoles, bureau d’emploi, urbain,…
ii. Logistique du reste des événements
· Envoi des invitations par fax ou par porteur
· Préparatifs des documents pour le jour J
· Phoning et smsing à la base ATUGE
· Assistance le jour j
· Elaborer les états financiers
- Compétences requises
- Langues
Une maitrise du Français et de l’arabe est requise (oral et écrit).
- Compétences recherchées
- Niveau universitaire licence ou équivalent gestion, économie, comptabilité, finance (bac+3) ;
- Une expérience dans la vie associative est fortement recommandée
- Connaissance générale des techniques de comptabilité, de gestion administrative et de secrétariat.
- Capacité à synthétiser une information complexe.
- Capacité à gérer et/ou créer un système complexe de classification.
- Bonnes connaissances des logiciels bureautiques de base et d’Internet (courrier électronique, consultation de sites Web).
- Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique.
- Planifier son activité.
- Travailler en équipe.
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
- Disponibilité
- Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS Office)
- Qualités recherchées
- Avoir le sens de l’initiative
- Rigueur, réactivité, autonomie et organisation dans le travail
- Sens des relations humaines et de la représentation publique
- Sens de l’écoute, diplomatie, patience. Polyvalent, il peut être amené à toucher à tout, du secrétariat classique à des tâches de gestion plus spécifiques. Adaptable, curieux, il doit savoir s’intégrer dans une équipe.