- Postes vacants:
- 1 poste ouvert
- Type d'emploi désiré :
- CDD
- Langue :
- Français, Arabe
- Genre :
- Indifférent
Description de l'emploi
RÔLES :
L’assistant.e administratif.ve, financier.e et logistique a pour rôle d’appuyer le coordinateur.trice de projet, dans l’ensemble des taches relatives à la gestion administrative, financière et logistique du projet.
PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES
Reporting et archivage :
- Appuyer le/ la coordinateur.trice du projet à rédiger les comptes-rendus des réunions d’équipe du projet et des réunions avec les équipes de coordination MdM
- Veiller à l’existence, au suivi et à l’archivage ( en version numérique et papier ) de l’ensemble des documents administratifs, comptables, logistiques de Sfax.
Gestion des RH nationales :
- Assurer la gestion des contrats de consultant.e comme stipulé dans la nouvelle procédure de gestion des contrats de consultance, en lien avec l’équipe du projet Migration et le/la référent.e fonctionnel/le des ressources humaines.
- Assurer la gestion des ordres de mission de l’équipe Migration et s’assurer qu’une fois le process de validation des ordres de mission et perdiem effectués, ils soient archivés auprès du service des ressources humaines.
Logistique :
- Assurer la logistique/organisation de toutes les activités du projet (rencontres, séminaires, formations…) et assurer la mobilisation des participant.e.s (Gestion des invitations par email et téléphone, envoi des invitations par courrier ou porteur, etc.);
- Participer à l’élaboration du plan d’action annuel et du budget logistique pour le projet si demandé par les référents ;
- Garantir le respect des procédures logistiques de MdM BE par l’équipe ;
- Assurer la bonne utilisation des équipements ainsi que leur maintenance ;
- Mettre en place et faire le suivi de la bonne utilisation des outils de gestion logistique utilisés (stock, inventaires, archivage…) ;
- Mettre en place, faire le suivi, et contrôler la chaîne d’approvisionnement des achats (selon les procédures d’achats MdM BE et tunisiennes, approvisionnement national et international, commandes, exonération…) ;
- Gérer les stocks médicaux et non-médicaux (planification des besoins, évaluation d’infrastructure, suivi des inventaires …) si nécessaire;
- Gérer les transports liés aux activités qui se font à Sfax (planification et gestion du parc véhicule, suivi consommation, maintenance …), dont les transports ponctuels (location de véhicule…) ;
- Gérer le parc informatique (planification, maintenance, formation …) ;
- Archivage numérique des dossiers achats mensuellement.
Comptabilité et finance :
- Assurer la qualité et la disponibilité des pièces justificatives ;
- Suivre la réception, et vérification des factures et des bons de livraisons ;
- Assurer la collecte et archivage numérique des pièces comptables et des dossiers achat y relatifs, et les transmettre à la coordination selon les règles financières de MdM BE et les obligations légales en Tunisie ;
- Assurer la comptabilité mensuelle du projet (saisie comptable sur le logiciel SAGA, scan des factures…) ;
- Appui au suivi budgétaire du projet si nécessaire ;
- Envoyer les demandes d’approvisionnement en trésorerie à la coordination ;
- Effectuer les paiements au niveau de la base ;
- S’assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales et de la bonne application de la législation locale (fiscalité…).
Exigences de l'emploi
- Diplôme universitaire en finance, comptabilité, économie ou dans tout autre domaine approprié ;
- Expérience professionnelle pertinente en tant qu’assistant(e) financier(e) ou dans un poste similaire ;
- De 1 à 3 années d’expérience pertinente professionnelle dans le domaine concerné ;
- Excellent sens de l’organisation, minutieux(se) et précis(e) ;
- Capacité à résoudre les problèmes avec un esprit organisé et analytique ;
- L’esprit d’équipe, le sens de la communication, la réactivité et la flexibilité sont indispensables afin d’assurer la mission.
Date d'expiration
11/04/2021