BANK ABC recrutement – Assistante de Direction Générale – Tunis

Description de l’annonce:

Niveau d’étude :

•Minimum un Bac + 3

Expérience :

5 ans d’expérience

Connaissances demandés :

•Maîtrise des techniques de secrétariat, d’organisation de bureau et d’accueil

•Maîtrise orale et écrite des langues de travail (Arabe –Français- Anglais)

•Maîtrise de l’outil informatique

•Maîtrise de l’accueil téléphonique

•Connaissance des principaux mécanismes et circuits de la Banque

Profil recherché :

•Sens de l’organisation, méthode

•Sens de l’accueil, courtoisie

•Ecoute, sens de l’analyse et de la synthèse

•Minutie, rigueur

•Discrétion

•Aisance rédactionnelle

•Capacité et rapidité d’adaptation

•Perspicacité

•Dévouement

•Intégrité, sens de l’éthique professionnelle

Principales Responsabilités:

•Assister le Directeur Général dans l’organisation de son emploi du temps et de ses activités professionnelles.

•Prendre et confirmer les rendez-vous du Directeur Général en fonction de son emploi du temps hebdomadaire.

•Recevoir, analyser et filtrer les appels téléphoniques (internes et externes) à l’attention du Directeur Général.

•Transmettre et orienter les appels au destinataire approprié selon le besoin exprimé.

•Prendre note et communiquer les messages reçus en absence.

•Communiquer tout courrier adressé au/élaboré par le Directeur Général (classique ou électronique).

•Préparer et faire valider les réponses relatives au courrier protocolaire.

•Effectuer, en cas de besoin, la saisie de tout courrier, note, présentation, etc… élaborer et proposer une première mouture le cas échéant.

•Accueillir et introduire les visiteurs ayant pris rendez-vous ; introduire les visiteurs sans rendez-vous en fonction de la disponibilité du

Directeur Général.

•Organiser les missions du Directeur Général : rendez-vous, réservations (hébergement et transport), …

•Jouer un rôle de régulateur quant aux flux d’informations entre le Directeur Général et les Unités de la Banque ; optimiser la circulation des

données (sélection, validation et confidentialité).

•Assurer la coordination et le suivi des demandes du Directeur Général avec les différentes Unités de la Banque,

•Gérer l’accueil (sélection candidats, encadrement, coordination éventuelle avec le prestataire de services (gestion présence, dossier légal des

hôtesses, suivi facturation…)

•Superviser les activités de l’accueil (physique et téléphonique) de la Banque,

•Gestion des Revues/Journaux

•Assurer le suivi des correspondances et reporting avec la BCT, APTBEF, Siège Bahrain etc… , alerter d’avance sur les délais d’envoi et

informer la Direction Générale en cas de retard

•Prendre en charge des visiteurs étrangers (lettres d’invitations pour les visas, hébergements, déplacements, et collaborer avec les parties

concernées pour les déplacements et installation dans les locaux de la banque

•Gérer les salles de réunions au niveau de la Direction Générale

Postuler ici