- Postes vacants:
- 1 poste ouvert
- Type d'emploi désiré :
- CDI
- Experience :
- 1 à 3 ans
- Niveau d'étude :
- DUT, BTS, Bac + 2
- Langue :
- Français, Anglais
- Genre :
- Indifférent
Description de l'emploi
OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE:
Rattaché(e) au Directeur Général, l’assistant(e) de gestion aura en charge d’assister et de seconder notre équipe administrative et RH sur la gestion du bureau avec des déplacements à prévoir en France dont 80% des tâches sont liées à notre bureau Parisien.
Missions :
Administration du personnel :
- Suivi des absences (arrêt-maladie, RTT, CP), établissement de tableaux de suivi
- Saisie des éléments de paye (congés, Navigo, paniers repas),
- Distribution des fiches de paie
- Préparation des dossiers de visa et permis de travail des collaborateurs
- Suivi des dossiers d’autorisation à la DIRECCTE, MAJ du fichier new Joiners
- Gestion et suivi des RDV médecine de travail
- Gestion et suivi du PEE
Facturation et comptabilité générale :
- Suivi et validation des notes de frais et frais personnels
- Elaboration et envoi de factures au client prestataire
- Recouvrement et relances
- Surveillance de la mise à jour de tous les documents légaux de l’entreprise
Communication interne :
- Organisation de diners, activités sportives, team buildings, séminaire : recherche de lieu, réservation, animation et matériel à prévoir (suivre cahier des charges et budget transmis par la direction)
- Coordination avec les équipes administratives du bureau de Tunis (matériel informatique, mobiles collaborateurs, déplacements…)
Services Généraux :
- Interface avec les prestataires, sélection de fournisseurs, commandes fournitures, amélioration du cadre de vie
- Gestion des prestataires, ménage, téléphonie/internet, flotte des mobiles des collaborateurs
- Gestion de la flotte automobile
- Gestion du courrier
Assistanat:
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs
- Classement et archivage des documents
- Organisation des déplacements professionnels
- Assistanat classique auprès de notre Office Manager, notre RH et notre DG
Exigences de l'emploi
Compétences techniques :
- Maîtrise de la langue Française à l’oral et à l’écrit,
- Connaissance de l’anglais
- Maîtrise des techniques d’accueil
- Compétences en assistanat classique
- Capacité de rédaction
- Bonnes notions des procédures et circuits administratifs
- Utilisation des d’outils bureautiques
Compétences comportementales :
Dotée du sens de l’organisation, de pragmatisme et d’énergie. Vous êtes autonome et engagée. Votre responsabilité sera de participer à assurer le bon fonctionnement général du bureau et le bonheur des équipes.
Date d'expiration
15/07/2020