- Postes vacants:
- 1 poste ouvert
- Type d'emploi désiré :
- CDI, CDD, Temps plein, Contrat al Karama, SIVP
Description de l'emploi
L’Office Manager (responsable de bureau) est chargé de la gestion globale des activités liées au bureau, en se concentrant généralement sur des résultats globaux comme la bonne gestion du bureau, et aussi résultats spécifiques tels que le respect des délais et leur amélioration. Il / elle peut superviser ou gérer une équipe, est en contact avec des acteurs externes et internes, recruter et former des employés et leur attribuer des tâches.
Mission
- Assistanat du directeur général ;
- Communication interne et externe en gérant les flux d’informations ;
- Reporting ;
- Gestion des services généraux ;
- Prise en charge des appels téléphoniques ;
- Gestion de l’agenda ;
- Organisation des réunions et des différents événements internes ;
- Organisation de manifestations événementielles ;
- Gestion de la trésorerie ;
- Gestion globale du personnel ;
- Prendre en charge la totalité de la gestion du bureau ;
- Collaborer étroitement avec un directeur ou un responsable de service ;
- Remplace au sens large le dirigeant pendant son absence pour faciliter la mise en œuvre de sa mission ;
- Résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du directeur général.
Compétence de base
- Plurivalence, autonomie et souplesse d’esprit sont des qualités essentielles pour occuper ce poste ;
- Des connaissances techniques et informatiques requises pour ce poste ;
- La diversité des missions exige d’avoir le sens des priorités, un excellent relationnel et de savoir faire preuve de discrétion ;
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…) ;
- Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
- Réaliser la gestion administrative des contrats ;
- Organiser des déplacements professionnels ;
- Préparer et organiser des réunions ;
- Saisir des documents numériques ;
- Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda de son supérieur ;
- Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
- Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) ;
- Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails ;
- Organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus ;
- Trier et organiser le classement de documents et dossiers ;
- Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant ;
- Organiser le bon déroulement des voyages et des déplacements, et des événements de type séminaires, salons professionnels et réunions diverses.
Compétences spécifiques
- Suivre l’évolution d’un dossier professionnel ;
- Construire un dossier professionnel ;
- Réaliser un suivi d’activité ;
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Archiver des documents de référence ;
- Organiser des actions de communication ;
- Réaliser un suivi administratif du personnel ;
- Gestion administrative du personnel ;
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
- Suivre les conditions d’exécution d’un contrat ;
- Coordonner l’activité d’une équipe.
Exigences de l'emploi
- Connaître et maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Savoir naviguer sur Internet, rechercher et trouver des informations ;
- Savoir prendre des notes ;
- Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale ;
- Etre capable de rédiger des lettres et des correspondances en français et en arabe ;
- Savoir hiérarchiser et classer des documents ;
- Savoir communiquer rapidement et efficacement ;
- Savoir gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs (internes & externes) ;
- Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence font d’elle une collaboratrice particulièrement recherchée ;
- Etre organisée et méthodique ;
- Etre titulaire d’un diplôme d’études supérieures minimum BAC+3 (à défaut, un BAC avec une expérience pertinente et prouvée).
Date d'expiration
07/04/2021