Bank ABC Tunisie Recrute une Assistante de Direction,
L’Assistante de Direction est chargée d’organiser et de gérer le planning du Directeur Général, de participer à la communication interne et externe de Bank ABC et d’assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.
Missions et Responsabilitès de l’Assistante de Direction:
- Assister le Directeur Général dans l’organisation de son emploi du temps et de ses activités professionnelles.
- Prendre et confirmer les rendez-vous du Directeur Général en fonction de son emploi du temps hebdomadaire.
- Recevoir, analyser et filtrer les appels téléphoniques (internes et externes) à l’attention du Directeur Général.
- Transmettre et orienter les appels au destinataire approprié selon le besoin exprimé.
- Prendre note et communiquer les messages reçus en absence.
- Communiquer tout courrier adressé ou élaboré par le Directeur Général (classique ou électronique).
- Préparer et faire valider les réponses relatives au courrier protocolaire.
- Effectuer, en cas de besoin, la saisie de tout courrier, note, présentation, etc… élaborer et proposer un premier projet le cas échéant.
- Accueillir et introduire les visiteurs ayant pris rendez-vous ; introduire les visiteurs sans rendez-vous en fonction de la disponibilité du Directeur Général, gérer les rendez-vous avec les collaborateurs.
- Organiser les missions du Directeur Général : rendez-vous, déplacements (local & international), réservations (hébergement et transport).
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Jouer un rôle de régulateur quant aux flux d’informations entre le Directeur Général et les Unités de la Banque ; optimiser la circulation des données (sélection, validation et confidentialité).
- Assurer la coordination et le suivi des demandes du Directeur Général avec les différentes Unités de la Banque.
- Gestion des Revues/Journaux.
- Assurer le suivi des correspondances et reportings avec la BCT, APTBEF, Siège Bahrain etc…, alerter d’avance sur les délais d’envoi et informer la Direction Générale en cas de retard.
- Prendre en charge des visiteurs étrangers (lettres d’invitations pour les visas, hébergements, déplacements, et collaborer avec les parties concernées pour les déplacements et installation dans les locaux de la banque.
- Gérer les salles de réunions au niveau de la Direction Générale.
- Gestion des clients VIP.
Connaissances Requises:
- Maitrise des outils bureautiques & du Pack Office.
- Solides connaissances en secrétariat.
- Assimilation des techniques de classement et d’archivage.
- Maitrise des modalités d’accueil professionnel.
- Compétences en prise de notes.
- Assimiler les normes rédactionnelles.
- Arabe, Anglais, Français.
Attributs Personnel:
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens de l’organisation et d’anticipation
- Efficient et efficace
- Bon relationnel et diplomatie
- Capacité d’adaptation
- Personne de confiance
- Polyvalent
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