Date de publication Type de poste Lieu de travail Expérience Étude Disponibilité Langues Mobilité
22 août 2023 CDI Tunis, Tunisie Entre 2 et 5 ans Bac + 3 Plein temps Arabe , Français , Anglais Locale
Description de l’annonce:

Bank ABC Tunisie Recrute une Assistante de Direction, 

L’Assistante de Direction est chargée d’organiser et de gérer le planning du Directeur Général, de participer à la communication interne et externe de Bank ABC et d’assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Missions et Responsabilitès de l’Assistante de Direction: 

  • Assister le Directeur Général dans l’organisation de son emploi du temps et de ses activités professionnelles.
  • Prendre et confirmer les rendez-vous du Directeur Général en fonction de son emploi du temps hebdomadaire.
  • Recevoir, analyser et filtrer les appels téléphoniques (internes et externes) à l’attention du Directeur Général.
  • Transmettre et orienter les appels au destinataire approprié selon le besoin exprimé.
  • Prendre note et communiquer les messages reçus en absence.
  • Communiquer tout courrier adressé ou élaboré par le Directeur Général (classique ou électronique).
  • Préparer et faire valider les réponses relatives au courrier protocolaire.
  • Effectuer, en cas de besoin, la saisie de tout courrier, note, présentation, etc… élaborer et proposer un premier projet le cas échéant.
  • Accueillir et introduire les visiteurs ayant pris rendez-vous ; introduire les visiteurs sans rendez-vous en fonction de la disponibilité du Directeur Général, gérer les rendez-vous avec les collaborateurs.
  • Organiser les missions du Directeur Général : rendez-vous, déplacements (local & international), réservations (hébergement et transport).
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
  • Jouer un rôle de régulateur quant aux flux d’informations entre le Directeur Général et les Unités de la Banque ; optimiser la circulation des données (sélection, validation et confidentialité).
  • Assurer la coordination et le suivi des demandes du Directeur Général avec les différentes Unités de la Banque.
  • Gestion des Revues/Journaux.
  • Assurer le suivi des correspondances et reportings avec la BCT, APTBEF, Siège Bahrain etc…, alerter d’avance sur les délais d’envoi et informer la Direction Générale en cas de retard.
  • Prendre en charge des visiteurs étrangers (lettres d’invitations pour les visas, hébergements, déplacements, et collaborer avec les parties concernées pour les déplacements et installation dans les locaux de la banque.
  • Gérer les salles de réunions au niveau de la Direction Générale.
  • Gestion des clients VIP.
Connaissances Requises: 
  • Maitrise des outils bureautiques & du Pack Office.
  • Solides connaissances en secrétariat.
  • Assimilation des techniques de classement et d’archivage.
  • Maitrise des modalités d’accueil professionnel.
  • Compétences en prise de notes.
  • Assimiler les normes rédactionnelles.
  • Arabe, Anglais, Français.

Attributs Personnel: 

  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Sens de l’organisation et d’anticipation 
  • Efficient et efficace
  • Bon relationnel et diplomatie
  • Capacité d’adaptation
  • Personne de confiance
  • Polyvalent

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